A importância da escrituração correta dos livros empresariais.

A importância da escrituração correta dos livros empresariais.

15 oct 18

Os livros empresariais são aqueles relacionados diretamente ao direito empresarial, ou seja, cuja escrituração é imposta ou facultada pela legislação empresarial. A espécie livros empresariais está contida no conjunto de Livros do empresário, que são todos os livros cuja escrituração é imposta ou facultada por qualquer lei, não necessariamente empresarial.

Nem todos os livros empresariais são de escrituração obrigatória, eles dividem-se entre os obrigatórios e os facultativos.

Dentre os livros obrigatórios, o de maior destaque é o Livro Diário, comum a todas as sociedades (exceto o microempresário e empresário de pequeno porte, por força da lei), neste livro são lançadas todas as operações referentes ao exercício da empresa. Integram ainda esta classe de livros os livros especiais, cuja obrigatoriedade decorre do exercício de atividades especificas ou de adoção de determinado tipo societário.

São exemplos de Livros Obrigatórios Especiais: O Livro de Registro de duplicatas, para quem exerce a atividade de vendas; O Livro de Entrada e Saída de Mercadorias, para empresas de armazéns gerais; Livro de Ações Nominativas, Livro de Transferência de Ações Nominativas, Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas, Livro de Atas das Assembleias Gerais, Livro de Presença dos Acionistas, Livros de Atas das Reuniões do Conselho de Administração e Livro das Atas das Reuniões de Diretoria, e finalmente o Livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal, exigíveis para as Sociedades Anônimas, nos termos do art.100 da Lei 6.404/76; importante mencionar ainda aqueles trazidos como obrigatórios pela legislação trabalhista, como o Livro de Registro de Empregados.

Os Livros Facultativos, por sua vez, são aqueles cuja escrituração não é obrigatória à empresa, não havendo qualquer ônus ou punição na não adoção destes. Entretanto, podem ser utilizados com a finalidade de melhor organizar as atividades empresariais. Não é dada aos livros facultativos a eficácia probatória que a lei confere aos livros obrigatórios.

A legislação brasileira impõe aos empresários a obrigação de escriturar as suas operações (Art. 1.179 do Código Civil e Art. 177 da Lei das Sociedades Anônimas). Assim, para que a atividade empresarial seja considerada regular, esta deve organizar contabilmente suas operações em livros. A escrituração através de Livros, atende às funções gerencial, documental e fiscal. Os livros empresariais são reconhecidos como o meio de prova da empresa, conforme preveem os artigos 417 e seguintes do Código de Processo Civil.

Ou seja, além de servir como instrumento de tomada de decisões administrativas, por representar fielmente a posição do negócio, serve de suporte para informações de terceiros, como sócios, investidores, parceiros, instituições financeiras e órgãos públicos que porventura solicitem informações, servindo, por fim, como instrumento de fiscalização do cumprimento de obrigações legais, principalmente as de natureza fiscal.

A não escrituração ou escrituração incorreta pode implicar em consequências de duas naturezas, as sancionadoras e as motivadoras. As do primeiro tipo impõe a penalização do empresário, inclusive penal, as do segundo tipo, apenas impedem o acesso do empresário a benefícios que ele poderia obter se houvesse cumprido a obrigação.

As consequências sancionadoras são: a eventual presunção de veracidade dos fatos alegados pela parte contrária, em demanda judicial, uma vez que for aposta a obrigação de exibição dos livros como meio de prova; e a tipificação de crime falimentar. Nesse ponto, é importante observar que não escriturar por si só não constitui crime, mas por sua vez, falir sem escrituração dos livros é tipo penal previsto no art. 178 da Lei de Falências.

Por sua vez, as consequências motivadoras são: A impossibilidade de obter o benefício da recuperação judicial, conforme dispõe a Lei de falências, em seu art. 51, v; A ineficácia probatória dos livros, já que o art. 418 do CPC só confere força probatória ao empresário que escriturar seus livros de acordo com os requisitos exigidos por lei.

A escrituração dos Livros empresariais exige o cumprimento de requisitos intrínsecos, que dizem respeito à técnica apropriada de sua elaboração e extrínsecos, que visam conferir segurança jurídica às informações ali descritas.

Quanto aos requisitos intrínsecos: A escrituração deve ser feita em português, não se considerando regular os livros escriturados em língua estrangeira. Além disso, não podem existir intervalos, entrelinhas, rasuras ou emendas (a junta comercial admite a oposição de erratas, quando se tratar de erro material, desde que devidamente identificadas). A escrituração deve observar ainda a ordem cronológica, moeda nacional, e características dos documentos que dão sustentação ao lançamento. Quando se trata de livro contábil, os requisitos intrínsecos relacionam-se aos métodos aceitos entre os profissionais da área.

Em relação aos requisitos extrínsecos, estabelece-se a obrigação de realizar o termo de abertura, termo de encerramento e autenticação da Junta Comercial. Hoje, admite-se a utilização de livros digitais, ou seja, a escrituração por meio eletrônico.

No que se refere ao prazo de guarda, a lei exige que o empresário conserve em boa guarda os livros enquanto não prescritas as ações relativas às obrigações nelas contabilizadas ou enquanto não operada a decadência, conforme preveem os artigos 1.194 do Código Civil e o art. 4 do Decreto Lei 486/69. Assim, deve ser observado caso a caso cada lançamento, para averiguar a necessidade de manutenção dos livros, observadas as hipóteses de suspensão e interrupção dos prazos prescricionais.

Assim é importante consultar profissionais habilitados a garantir sempre a eficácia e segurança dos seus registros empresariais, pois, tratam-se de documentos extremamente relevantes à atividade empresarial.

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