Em 19 de março de 2020 entrou em vigência o Decreto nº 10.278/2020, que regulamenta o inciso X do art. 3º da “Lei da liberdade econômica” (Lei Federal nº 13.874/19) e o art. 2º-A da Lei Federal n° 12.682/12 que tratam dos requisitos e técnicas necessárias para que sejam conferidos efeitos legais e comprobatórios de qualquer ato de direito público aos documentos arquivados por microfilme ou meio digital.
A regulamentação dos requisitos é minuciosa ao discriminar as regras de digitalização que envolvam entidades públicas (em destaque a exigência de certificação digital no padrão ICP-Brasil), assim como particulares (sendo válidos quaisquer meios de comprovação da autoria, integridade e confidencialidade de documentos digitalizados, desde que acordado entre os envolvidos).
Alguns conceitos relevantes apresentados nos art. 2º e 3º merecem evidência: i) *”documento nato-digital”*: documento produzido originalmente em formato digital; ii) *“documento digitalizado”*: representante digital do processo de digitalização do documento físico e seus metadados; iii) *“metadados”*: dados estruturados que permitem classificar, descrever e gerenciar documentos; iv) *“documento público”*: documentos produzidos ou recebidos por pessoas jurídicas de direito público interno ou por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos; e v) *”integridade”*: estado dos documentos que não foram corrompidos ou alterados de forma não autorizada.
Além das facilitações de práticas cotidianas introduzidas pela legislação, o art. 4º ressalta a preocupação do legislador com a segurança do procedimento, ao exigir que as digitalizações protejam a integridade e confiabilidade de documentos, possibilitando o rastreio e a fiscalização dos procedimentos empregados, bem como determina que seja empregada tecnologia apta a garantir a qualidade da imagem e texto, a confidenciabilidade, quando pertinente, e a capacidade de comunicação transparente entre os sistemas informatizados.