Instrução Normativa nº 79 DREI regulamenta a realização de reuniões e assembleias de sócios à distância

Instrução Normativa nº 79 DREI regulamenta a realização de reuniões e assembleias de sócios à distância

20 apr 20

Foi publicada, na última semana, a Instrução Normativa do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração – DREI n° 79 (“IN 79”), que estabelece regras para votação e participação à distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, sociedades limitadas e cooperativas (“Sociedades”), em atenção às disposições propostas pela Medida Provisória n. 931/2020.

A instrução normativa prevê que as votações à distância em reuniões e assembleias das Sociedades poderão ser: (i) semipresenciais, quando sócios ou associados puderem participar e votar presencialmente, no local físico da realização da reunião ou assembleia, sendo facultada a participação á distância; ou (ii) digitais, quando os acionistas, sócios ou associados somente puderem participar e votar a distância, hipótese na qual a reunião não ocorrerá em local físico. Em ambos os casos, a participação e a votação a distância poderão ocorrer mediante o envio de boletim de voto a distância e/ou mediante atuação remota, via sistema eletrônico.

Os instrumentos de convocação devem informar, a forma de realização da reunião ou assembleia e ainda a forma como os acionistas, sócios ou associados poderão participar e votar.

Por sua vez, o Boletim deverá ser disponibilizado pelas Sociedades em versão passível de impressão e preenchimento manual, por meio de sistema eletrônico, que deverá conter: (i) a discriminação da ordem do dia da reunião ou assembleia a que se refere; (ii) orientações sobre o seu envio à sociedade; (iii) indicação dos documentos que devem acompanhá-lo para verificação da identidade do acionista, sócio ou associado, bem como de eventual representante; e (iv) orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido.

O boletim deverá ser enviado ao acionista, sócio ou associado quando da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia semipresencial ou digital, devendo ser devolvido às Sociedades no mínimo 5 (cinco) dias antes da data da realização da reunião, hipótese na qual as Sociedades comunicarão, em até 2 (dois) dias a suficiência ou insuficiência da documentação enviada.

A ata da reunião ou assembleia deverá indicar que a sua realização foi semipresencial ou digital, informando a o meio pelo qual foram permitidos a participação e a votação a distância, conforme o caso, e o presidente ou secretário deve declarar expressamente que atendeu todos os requisitos para sua realização, com especial atenção à IN 79.

Caso o documento não seja físico, as assinaturas dos membros da mesa deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela ICP-Brasil ou por qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, devendo ser assegurados os meios para que possa ser impresso em papel, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer sócios.

Importante observar que as Sociedades deverão manter arquivados os documentos relativos à reunião ou assembleias realizadas sob as regras da IN 79, bem como cópia integral da gravação, pelo prazo em que eventual anulação poderá ser pleiteada, nos termos da legislação e regulamentação vigente.

Confira a integra da instrução normativa aqui.

Nossa equipe societária está à disposição para auxiliá-lo nesse momento de pandemia, bem como para fornecer quaisquer esclarecimentos adicionais julgados necessários.

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